Benefits management is in opkomst.
Steven Jenner over managing benefits en Michiel van der Molen over “Doelgericht en wendbaar veranderen met batenmanagement” vertelden hier al iets over tijdens het BPUG seminar van 4 juni 2013.

Belangrijke tips van beide heren zijn “Start initiatives with the end in mind” en “Zorg voor optimale betrokkenheid van het businessmanagement”. In mijn eigen net uitgekomen boek “Project Management Office als pop-up shop“gaat hier ook een hoofdstuk over, dat ik graag met jullie deel.
 

Hoofdstuk 9.5.1 benefits management: Herhaal de “waarom” vraag regelmatig.
De businesscase en bijbehorende te realiseren benefits beantwoorden de “Waarom” vraag van een project.

Een business case is meer dan een stuk papier en gaat over veel meer dan alleen financiële doelen. Het gaat om de reden waarom de organisatie het project doet, dus de motivatie, de onderbouwing, de verantwoording of de rechtvaardiging van de investering. De businesscase is de relatie tussen het project en de belangen of doelen van de organisatie of de bedrijfsstrategie.
Uiteindelijk zal dit worden vastgelegd in een document dat de businesscase beschrijft, expliciteert en onderbouwt, op basis van onder meer een afweging van kosten, baten en risico’s.

De baten kunnen worden gedefinieerd als ‘alles wat positief is als uitkomst van het project’. Naast euro’s ook zaken als reputatie, gebruikerstevredenheid, transparantie naar klanten, veiligheid etc. Bepaal ook welke bate het belangrijkste is (prioritering van de baten).

Het is goed om aan het begin, tijdens bijvoorbeeld een kick-off sessie, met het hele team en met de stuurgroep bij de “waarom vraag” stil te staan. Het mooiste is om dit te (laten) vertalen in een “oneliner”. Dat geeft richting en motivatie aan het projectteam. Ook tijdens de hierna volgende fasen is het nuttig de “Waarom doen we dit project ”-vraag regelmatig te blijven herhalen. In de waan van de dag en soms ook bij de projectmanager en bij specialisten wordt dit nog wel eens uit het oog verloren.

Realiseer je dat de definitie van een succesvol project is “als het oplevert wat er bij het begin was afgesproken, volgens scope, planning en binnen budget”.
Waarom kunnen klanten daarna dan toch nog ontevreden zijn?
In de huidige wereld volgen ontwikkelingen elkaar steeds sneller op en grijpen op elkaar in, zowel op economisch, maatschappelijk, politiek als technologisch vlak. Daardoor worden steeds nieuwe eisen gesteld. Het is steeds normaler geworden dat we, hoe zorgvuldig we een plan ook opstellen, tijdens de duur van een project de bakens moeten verzetten. Projectmanagement is tegenwoordig schieten op bewegende doelen geworden en bijsturing is permanent noodzakelijk. Het change proces krijgt een steeds belangrijkere rol.

Betrek belanghebbende bij het definiëren en realiseren van benefitsmanagement, dit helpt enorm bij het versterken van draagvlak.
De Waarom vraag helpt ook bij het versterken van focus en leiderschap en om de implementatie van het projectresultaat te borgen.

Het rijksmuseum is verbouwd. De scope van het project is vele malen aangepast, het project heeft 3 keer zo zoveel gekost als oorspronkelijk geraamd en het museum is een aantal jaren langer dicht geweest dan oorspronkelijk gepland. Toch is iedereen laaiend enthousiast over het resultaat en wordt het een enorm succesvol project genoemd. Waarom? Omdat men gedurende het project continu in het vizier gehouden heeft wat het doel moest zijn van het nieuwe rijksmuseum en daarop gestuurd heeft.

Het toepassen van benefits (baten) management in je project (of verander initiatief) helpt:

  • Het is een hulpmiddel om een team te motiveren, door het bieden van inzicht in ieders eigen prestaties en de bijdrage daarvan een gedeeld doel.
  • Het is een hulpmiddel om business managers (vaak stuurgroep leden) te ondersteunen om verantwoordelijkheid te nemen voor het succes van verander initiatieven.
  • Het brengt samenwerking tot stand, omdat het de grenzen tussen disciplines, afdelingen en functies overstijgt.
  • Door het waarde creatie proces ga je samen leren.
  • Je krijgt eerder inzicht in de werking van het waarde creatieproces en kunt sneller bij sturen.
  • Je creëert een gemeenschappelijke taal om een gewenst bijsturing snel en effectief door te kunnen voeren.
  • Het voorkomt implementatie problemen en vergroot de kans op duurzaam succes van verander initiatieven.

Benefits (baten) management “makes common sense common practice
Bradley, 2010

Bronnen:

Waarom doen we dit eigenlijk? – De business case als succesfactor voor projecten, Michiel van der Molen (2010)

Managing benefits, Steven Jenner (2012)

Project management office als pop-up shop, Mertine Middelkoop (2013)

De tekst hierboven gaat over benefits management op project niveau. Bedrijven kunnen veel voordeel halen uit het inrichten van benefits (baten) management processen op organisatie en portfolio niveau. Zoals:

  • Batenmanagement is een basis om samenhang te creëren tussen strategie, portfoliomanagement, projectmanagent, verandermanagement, prestatiemeting en performancemanagement.
  • Is een hulpmiddel om de kloof van strategie naar uitvoering te overbruggen.
  • Bundelt de krachten van alle belanghebbenden en richt zich op de realisatie van de strategie.
  • Het is een basis voor empowerment, doordat een heldere focus op het doel en de te bereiken effecten samengaat met wendbaarheid ten aanzien van de middelen.
  • Een mogelijkheid om de in de organisatie aanwezige intrinsieke motivatie optimaal te verbinden met de uitvoering van de strategie.
  • Beter gefundeerde en gedragen besluitvorming over investeringen.
  • Beter rendement (financieel en/of niet-financieel) op investeringen.

PS Ik ben beschikbaar als facilitator voor een project workshops en/of het inrichten van benefits management bij verander initiatieven of vanuit portfoliomanagement perspectief.

Pin It on Pinterest

Share This