Vorige week mocht ik als PMO-er voor de start van een groot migratie project (werkplekken) een Workshop inrichten project besturing gegeven. Dit deed ik met een groep projectmanagers van een klant.
Ontzettend leuk en nuttig om te doen. Want met een solide start van een project en het beantwoorden van slechts 5 vragen voorkom je onnodig gedoe tijdens het project.
Voor de inrichting van de workshop heb ik zoveel mogelijk onderwerpen uit het boek “Prince2 voor opdrachtgevers” de revue laten passeren. Gekoppeld aan de Services en Functie van P3O en mijn eigen PMO boek. Door bij elke relevante service stil te staan raakten we alle in het boek genoemde onderwerpen op een gestructureerde manier.
Eerst even iets over het boek “Prince2 voor opdrachtgevers”
In 133 pagina’s worden naast uitleg over hoe een stuurgroep werkt en hoe een opdrachtgever een projectmanager kan aansturen, ook 5 zeer noodzakelijke tips gegeven. Principes genoemd.
Met de opdrachtgever wordt diegene bedoelt die de projectmanager aanstuurt (vaak een lijnmanager).
Principe 1: Draag de Business Case uit en handel er naar
Principe 2: Maak belanghebbende medeverantwoordelijk
Principe 3: Focus op producten
Principe 4: Geef fase voor fase mandaat
Principe 5: Stuur op uitzonderingen
Workshop inrichten project besturing aanpak:
In de workshop heb ik de deelnemers laten nadenken over de 5 principes verpakt in vragen als:
1. (Draag de Business Case uit en handel er naar)
“Waarom doen jullie dit project?”; “Wanneer zijn jullie tevreden”? “Wanneer is het project een succes”?
Er kwamen antwoorden die (gelukkig) veel verder gaan dan de uitvoer van betreffende migratie. De zogenaamde stip aan de horizon werd verwoord in termen als “De eindgebruiker moet betere performance merken” en “We kunnen in de toekomst meerder devices toelaten op ons netwerk BYOD”.
Mijn aanvullende tip: Bedenk een goede naam en slogan voor het project die het nut uitstralen.
Het is goed om met later tijdens de projec-kickof ook nog eens stil te staan met het project team bij de vraag achter de vraag/opdracht. Begrijp waarom de klant dit wil.
2. (Maak belanghebbende medeverantwoordelijk)
“Wie zijn de stakeholders?”; “Wie moeten er in de stuurgroep zitten?”; “Hoe betrekken we in zo vroeg mogelijk stadium de beheerders van nieuwe werkplekken?”
“Wie is verantwoordelijk voor de communicatie en maakt het communicatieplan?” In dit plan staat wie, wat en wanneer communiceert en via welk medium.
3: (Focus op producten)
“Wie maakt een Product Breakdown Structure (PBS)? “
“Welke producten zijn in belang van de realisatie (om dit voor elkaar te krijgen), welke worden overgedragen aan beheer (de klant)”. “Welke producten moet de klant aftekenen voor akkoord?” “Wie bij de klant tekent voor akkoord?” “Wat zijn de acceptatie criteria?”,
4: (Geef fase voor fase mandaat)
“Wat zijn de mijlpalen van het project?” “Wat zijn go -no go momenten?”
5: (Stuur op uitzonderingen)
“Is de scope voldoende helder van het project?” “Wat is de scope? “
Gelukkig was ook de accountmanager aanwezig die het project verkocht had. Die kon ons mooi bijstaan bij deze vraag.
Een andere vraag was “Wanneer komt de stuurgroep bijeen?”
Spreek in de agenda’s principe datums af en kom alleen bij elkaar indien nodig.
Maar ook “Hoeveel mandaat hebben de projectmanagers en hoe lopen de escalatie paden?”
Tijdens de workshop was nog niet op alle vragen een antwoord, dus ze hebben huiswerk van mij meegekregen ;-). Alles natuurlijk vastgelegd in een actie en besluitenlijst, zoals een goed PMO betaamt
Het boek “PRINCE2 voor Opdrachtgevers” is te koop via managementboek.nl