In een project is het altijd belangrijk om expliciet stil te staan bij het in kaart brengen van belanghebbenden en te bepalen hoe met hen te communiceren en/of betrekken. Dit is een onderdeel van stakeholdermanagent.

Belanghebbenden zijn mensen of groepen die belang hebben bij de prestaties en/of het succes van het project. Of het zijn mensen die door het project beperkt worden.
Bij kleine projecten kan een project manager dit over het algemeen bij wijze van spreken op een bierviltje uitwerken. Echter hoe groter, complexer en/of politiek gevoeliger het project des te belangrijker en lastiger wordt deze activiteit.

Een zorgvuldige toepassing verhoogt de kansen op een succesvol project. Als projecten een stempel krijgen van “mislukt” en je kijkt naar de oorzaken dan blijkt dat vaak te liggen aan “onvoldoende betrokkenheid of steun van <diverse spelers>”, of ” gebrek aan communicatie”, of “onrealistische verwachtingen” etc.


1 van de belangrijkste succesfactoren voor een project zitten in het goed kunnen doen van stakeholdermanagement. Niet alleen aan het begin van het project, maar vooral gedurende het hele traject. Met oog voor interne (project) en externe stakeholders.

Er zijn (volgens het boek projectmanagement op basis van NCB v 3) vier stappen te onderscheiden om te komen tot een belanghebbende (of stakeholdermanagement) strategie:

  1. Analyseer de belanghebbenden (of omgeving- of krachtenveld analyse)
  2. Bepalen hoe de belanghebbenden bij het project worden betrokken (beïnvloeding analyse)
  3. Input van belanghebbenden terugkoppelen aan project
  4. Meten/toetsen van de effectiviteit van de stakeholdermanagement strategie

Tijdens een bijeenkomst van de IPMA interessegroep “Faciliteren binnen projecten en programma’s” (februari 2015) zijn we werkvormen gaan onderzoeken die hierbij kunnen helpen.

1. Analyseer de belanghebbenden
Wie zijn de belanghebbende, wat zijn hun onderlinge relaties en wat zijn hun invloed, belang en houding ten opzichte van het project.

Mogelijke werkvormen:

We krijgen 2 korte demonstraties van werkvormen:
Force field Analysis (krachtenveld analyse) door Jan Lelie
en
Spiral dynamics en mood boards door Hajati Wieferink

2. Bepalen hoe de belanghebbenden bij het project worden betrokken

Hoe en wanneer worden belanghebbenden bij het project betrokken en hoe gaan we met hen communiceren?  Op basis daarvan kan de projectorganisatie verder worden ingevuld en een communicatieplan opgesteld en eventueel een strategie vastgesteld om dit te blijven bewaken.

Mogelijke werkvormen:
Schetsschuit
Model van Ezerman (omgaan met weerstand)
– Raci opstellen
– “Moving to where it matters
Argyris theory of espoused and in use
– Samen eten, koken, dansen, muziek maken etc.
– Periodiek koffie drinken
– Maak een mood board
– Verhalen vertellen

3. Input van belanghebbenden terugkoppelen aan project
Mogelijke opties:

  • Belangstellende op project uitnodigen
  • Mijlpalen met je stakeholders vieren
  • Over elkaar laten roddelen, 2 groepen vooroordelen laten uitspreken
  • Over de lijn

4. Meten/toetsen van de effectiviteit van de stakeholdermanagement strategie
In feiten kunnen hier weer werkvormen uit stap 1,2,3 terugkomen. Andere genoemde opties:

Wie weet nog meer interactieve werkvormen?

Wil je ook een keer komen meedoen bij de IPMA interessegroep “Faciliteren binnen projecten en programma’s”? Dan kun je je bij mij aanmelden. Ik ben 1 van de trekkers van deze interessegroep, welke een bundeling van krachten is met de IAF (International Association of Facilitators).

Pin It on Pinterest

Share This